律师事务所案卷档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为规范本所合伙人、执业律师和其他从事律师工作的人员(以下合称“律师”)以及行政主管和秘书(以下合称“行政人员”)使用和管理案卷档案,特制定本办法。
第二条 案卷档案是本所的集体资产,除非经合伙人会议特别批准,律师和行政人员均必须依照本办法的规定使用和管理案卷档案。
第二章 立案和开卷
第三条 律师以本所名义承接的所有业务,无论收费与否,均必须依照本章的规定办理立案和开卷手续。
第四条 律师(合伙人除外)立案必须事先经过主管其业务的合伙人同意,并依照本章的规定办理立案和开卷手续。
第五条 合伙人可以自行决定其自己承办的业务的立案事宜,但必须依照本章的规定办理立案和开卷手续,并同时通知其他合伙人。
第六条 经办律师应依照下列程序办理立案手续:
(一)填写《立案申请书》(样本见附件一);
(二)交主管其业务的合伙人的审批;
(三)经批准后,将《立案申请书》交秘书开卷。
第七条 秘书应依照下列程序办理开卷手续:
(一)根据《立案申请书》的内容,在《开卷登记册》上逐项进行登记,其中立案号(卷号)必须写明总序号,年份,经办律师和主管秘书姓名的汉语拼音缩写,如a701/95/hxj/zn/yl;
(二)依据以下程序制作卷宗:
1.将空白不干胶小纸条粘贴在卷宗封底凸出处,然后在小纸条上用正楷誉写卷号和案件名称;卷号和案件名称必须与《开卷登记册》中所登记的完全一致;
2.将《立案申请书》和空白的《卷内文件清单目录》(样本见附件二)以及《卷内工作时间记录单》用文件夹装订的卷宗内,然后用透明胶带在卷宗封底将文件夹粘贴固定;
(三)依照经办律师的要求,将卷宗放入其指定的文件柜,并制作相应的卷宗提示牌,提示牌上的卷号和案件名称必须与《开卷登记册》中所登记的完全一致。
第八条 秘书应于立案当日将《立案申请书》复印一份交给会计。
第三章 卷内文件管理
第九条 经办律师每收到或发出一份文件,都必须在《卷内文件清单目录》上作详细记载,但应该将文件的内容告之秘书。
第十条 经办律师发出的每一份文件(传真件除外)均必须复印一份存在卷内。
第十一条
秘书应于每周一对自己所管理的所有案卷内的《卷内文件清单目录》进行例行的检查和核对,如发现卷内文件与《卷内文件清单目录》上的记载有出入,必须立即通知经办律师。
第四章 结案和归档
第十二条 经办律师在完成客户委托的业务后应尽快办理结案手续。经办律师应认真填写《结案申请书》,然后将《结案申请书》交给秘书。
第十三条 秘书在收到《结案申请书》后应按以下要求将有关卷宗归档:
(一)核对《卷内文件清单目录》上记载的文件与该案卷内的文件是否一致,如发现有不一致之处(包括文件份数不对或页数不对)应对即与经办律师澄清;如经证实有文件丢失情况,应在《结案申请书》中“归档情况”一栏中作出说明;
(二)核对《卷内工作时间记录单》记载的小时总数与自己电脑中记载的小时总数是否一致,如不一致,应立即与经办律师澄清;
(三)将卷内文件按照收到或发出文件的时间顺序重新排列,并将《卷内文件目录清单》放在首项,装订好并放入卷宗盒内。
第十四条 秘书在完成归档工作后应在《结案申请书》上签字,并将《结案申请书》交给主管合伙人签字。
第十五条 秘书应将主管合伙人签字的《结案申请书》放入卷宗盒内归档,并同时复印一份给会计。
第十六条 秘书应将装订好的卷宗交给行政主管,行政主管应将其放入档案室,并同时在《案卷存档登记册》上作记录。
第五章 存档卷宗的管理
第十七条 存档卷宗由行政主管负责管理。行政主管应将所有存档卷宗依据设定的栏目在《案卷存档登记册》上进行其登录在《案卷存档登记册》上。
第十八条 律师(包括其通过秘书)如欲借阅存档卷宗,均应向行政主管办理存档卷宗的借阅手续。行政主管应设立专门登记本。对所有的存档卷宗的借阅和归还进行记载。
第六章 附则
第十九条 本办法经合伙人会议通过,自主任签署之日起生效,修改时适用同样的程序。
附件一: 立案申请书
┌───────┬──────┬───┬─────┬──────┬───┐
│ 客户名称 │ │性质│ │ 法人资格 │ │
├───┬───┴──────┼───┼─────┴┬───┬─┴───┤
│地址│ │电话│
│传真│ │
├───┴┬────┬───┬┴───┴─┬───┬┴──┬┴──┬──┤
│联系人│ │职务│ │电话│ │传真│ │
├────┴────┴───┴┬─────┴───┴───┴───┴──┤
│ 客户以何种方式找到本所 │ │
├───────┬─────┬┴────┬──┬─────┬──────┤
│ 收费标准 │ │收费方式│ │收费币种│ │
├───────┴─────┴─────┴──┴─────┴──────┤
│客户要求 │
│ │
│ │
├───────────────────────────────────┤
│经办律师意见: │
│ │
│ │
├───────────────────────────────────┤
│合伙人意见: │
├───────┬────────┬───────┬──────────┤
│立案号(卷号)│ │ 案卷存放处 │ │
├───────┴────────┴───────┴──────────┤
│立案日期: │
├───────────────────────────────────┤
│备注: │
│ │
│ │
└───
────────────────────────────────┘
卷内文件清单目录
案 号:____________ 经办律师:____________
开卷日期:____________ 主管律师:____________
经办秘书:____________
┌──┬───┬───┬───┬────┬──┬──┬────┬────┐
│编号│收发文│收发文│正副本│文件名称│页数│份数│发件人│收件人│
│ │日期│方式│ │(内容)│ │ │ │ │
├──┼───┼───┼───┼────┼──┼──┼────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼───┼───┼────┼──┼──┼────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼───┼───┼────┼──┼──┼────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼───┼───┼────┼──┼──┼────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──┴───┴───┴───┴────┴──┴──┴────┴────┘
律师事务所案卷档案管理暂行办法
2019
09/25
分享
顶部
- 为你推荐
-
会计师事务所审计档案管理暂行办法全文
2015年7月9日财政部针对会计师事务所审计档案的管理公布了《会计师事务所审计档案管理暂行办法》征求意见,该《办法》的主要内容包括审计档案的归档与保管、审计档案的移交与代管、审计档案的信息化管理、审...详细>>
公司财务会计
2020-07-20 -
出口商品管理暂行办法
发布部门: 对外贸易与经济合作部 发布文号: [1992]年第4号 为适应社会主义市场经济发展的需要,加强出口宏观管理,促进企业转换经营机制,加快对外贸易发展,参照国际贸易惯例,特制订以下出口商品管理暂行办法: 一、国家实行配额许可证管理的出口商品范围 实行配额许详细>>
外贸出口
2020-04-22
立即咨询律师,3~15分钟获得解答!立即咨询